Kontrola nad projektem tłumaczeniowym.

Kontrola nad projektem tłumaczeniowym – 7 porad, dzięki którym niczego nie zapomnisz

Zarządzanie projektami jest wyzwaniem nawet dla najbardziej doświadczonych project managerów. Konieczność pamiętania o wszystkich wymaganiach, zadaniach, zmianach, poprawkach, czy planach może przytłoczyć, szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloosobowym, wielojęzycznym projektem wykonywanym przez freelancerów niesiedzących z managerem przez cały dzień w biurze. Pracując nad nowym projektem i starając się zorganizować całą pracę jak najlepiej, kierownik projektu musi zadbać nie tylko o ułatwienie pracy swoim wykonawcom i rozwiązywanie pojawiających się na bieżąco problemów, ale też o ostateczną jakość projektu kontrolowaną nie tylko po jego zakończeniu, ale i w trakcie wykonywania prac. Jak skutecznie zorganizować kontrolę nad projektem, by nie zapomnieć o żadnej ważnej sprawie?

Opracuj jasny plan działania

Jako kierownik projektu już od początku musisz zorganizować swoją pracę tak, by rozplanować każde niezbędne zadanie i element projektu i zachować nad nimi kontrolę. Stwórz własny, wielopoziomowy szablon zarządzania projektem i na bieżąco uzupełniaj go o nowe, pojawiające się zadania, tak by zawsze wiedzieć co, kto i na kiedy ma zostać przygotowane. Nie każdy wykonawca w projekcie musi znać Twoje techniki porządkowania projektu, ale każdy powinien z góry wiedzieć, jakie ma zadania, jakich terminów musi się trzymać i jakie są wymagania dotyczące danego projektu ze strony klienta. Każda, nawet najdrobniejsza informacja ma tu znaczenie – odkładanie zadań i uwag „na potem”, bez ich zapisania to pierwszy krok do całkowitej dezorganizacji.

Postaw na sprawdzony zespół wykonawców

Projekty tłumaczeniowe coraz częściej opierają się o pomoc ze strony feelancerów, którzy dysponują wiedzą i umiejętnościami niezbędnymi dla bardzo konkretnych projektów. Zarządzanie ich pracą jest oczywiście znacznie trudniejsze, niż w przypadku zespołu w biurze, dlatego utrzymanie kontroli nad projektem będzie wymagało znalezienia osób, które bez problemów poradzą sobie z przydzielonymi im zadaniami. Jako kierownik projektu podziel pracę tak, by każdy wiedział, co robi, ale też by w każdym zadaniu znalazł się czas na poprawki, korekty i kontrolę jakości. Im bardziej wielowątkowy dany projekt, tym więcej czasu możecie potrzebować na jego wykonanie.

Wykorzystaj możliwości nowych technologii

Przesyłanie tekstów, wycen, poprawek, szkiców i raportów z pomocą e-mail może być skuteczne przy współpracy dwóch czy trzech osób, ale przy większych projektach praktycznie nigdy nie zdaje egzaminu. Tymczasem nowe technologie, jak choćby programy oparte w chmurze dają ci do dyspozycji znacznie łatwiejsze narzędzie do zarządzania wszystkimi plikami i współdzielenia ich zarówno z wykonawcami projektu, jak i klientami. Idąc z duchem czasu i wykorzystując w pełni możliwości nowych technologii, budujesz elastyczność swojego projektu, a ta zawsze pozytywnie wpływa na jego ostateczną jakość i solidność wykonania.

Zautomatyzuj pracę zespołu

Praca nad wielojęzykowym, złożonym projektem może szybko przerodzić się z prostego planu w sieć drobnych, żmudnych zadań, które zabierają cenny czas i często widziane są jako zło konieczne. Zadaniem dla kierownika projektu będzie zapewnienie jak najlepszej automatyzacji procesów nieodłącznych podczas wykonywania poszczególnych zadań. Przygotuj dla swoich wykonawców szablony wiadomości, wykorzystaj możliwości programów do zarządzania projektami i postaw na jasny sposób organizacji projektu, a nigdy nie zapomnisz o drobnych informacjach, które muszą pojawić się w wiadomości do klienta czy uwagach do tłumacza.

Znajdź czas na korekty

Im bardziej złożony projekt językowy, tym większa szansa na konieczność poprawek i drobnej kosmetyki wpływającej na spójną jakość całego projektu. Przekazując zadania do wykonawców i ustalając sposoby kontroli jakości w trakcie ich wykonywania, zostaw sobie czas na korekty i wymianę treści pomiędzy tłumaczami, edytorami i redaktorami. Pamiętaj, że to od ustalonego przez ciebie harmonogramu będziecie mieli szansę na zmiany w razie choroby jednego z członków zespołu, problemów z wykonaniem pojedynczego zadania czy niedograniem terminów pomiędzy poszczególnymi wykonawcami. Project manager powinien być centralnym punktem kontaktowym dla całego zespołu, koordynując jego pracę tak, by nic nie pozostawiać przypadkowi. Im lepiej zorganizujesz czas pracy całego zespołu, tym mniejsza szansa na opóźnienia i niezadowolenie klienta.

Zachowaj porządek w dokumentacji

Faktury, rozliczenia, cenniki, raporty, baza stworzonych tłumaczeń – porządek w dokumentacji to jedyny sposób, by zachować kontrolę nad projektem, ale i bezpieczeństwo przechowywanych przez firmę danych. Powracając do tematu korzystania z wirtualnych serwerów na chmurze, przechowywanie na nich całej zgromadzonej dokumentacji w formie uporządkowanych folderów i plików zdecydowanie ułatwi ci kontrolowanie całego projektu, a jednocześnie pozwoli na szybki dostęp do niezbędnych dokumentów z dowolnego miejsca na świecie i przesyłanie ich do osób, którym akurat są potrzebne nawet z poziomu smartfonu czy prywatnego komputera.

Oprogramowanie dla biur tłumaczeń
Mantreo to program inteligentnie wspomagający zarządzanie projektami w małych i średnich biurach tłumaczeń. Mantreo

Komentarze